Déclaration de confidentialité
Énoncé de confidentialité
Renseignements personnels
On entend par « renseignements personnels » tous les renseignements permettant d’identifier une personne. Voici des exemples des renseignements personnels que nous pourrions recueillir, utiliser et divulguer : coordonnées (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel); renseignements permettant de vous identifier (lieu et date de naissance, numéro d’assurance sociale); renseignements sur la facturation (numéro de carte de crédit ou renseignements bancaires); données sur les produits et les services que vous avez commandés; votre intérêt à obtenir des renseignements au sujet de produits et de services offerts par Arbor (ou les produits ou services d’autres entreprises); renseignements au sujet de votre représentant personnel, de vos fournisseurs de soins, de votre famille ou de vos amis; tout autre renseignement que vous pourriez nous fournir ou que nous pourrions recueillir d’autres sources dans le cadre de notre relation avec vous.
Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels
Dans la plupart des cas, nous recueillerons des renseignements personnels directement auprès de vous lorsque vous effectuerez un achat ou interagirez avec nous au sujet d’un produit ou d’un service que nous offrons ou fournissons (p. ex. lorsque vous communiquez avec nous par courriel ou par l’entremise de notre site Web ou lorsque vous prenez part à certains de nos concours ou promotions). À l’occasion, nous pourrions recueillir des renseignements personnels auprès d’un tiers si vous y consentez ou si la loi le permet.
Nous précisons les motifs pour lesquels nous pourrions recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels au moment où nous recueillons de tels renseignements ou en faisant référence au présent énoncé de confidentialité. Les motifs justifiant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels comprennent notamment ce qui suit, sans toutefois s’y restreindre :
- Préparer ou administrer vos arrangements funéraires et votre inhumation ainsi que les contrats connexes; vous fournir les produits et les services dont vous avez besoin, y compris apporter l’aide nécessaire à votre représentant personnel, à vos fournisseurs de soins, à votre famille ou à vos amis;
- Vous informer à propos de nos produits et de nos services, ainsi que des produits et services de nos sociétés affiliées et de nos partenaires, sauf si vous avez choisi de ne pas recevoir de tels renseignements;
- Organiser ou administrer une rente ou un contrat d’assurance en votre nom (p. ex. avec Assurant Vie du Canada ou National Assistance, Inc.);
- Veiller aux affaires internes, notamment répondre à vos questions et à vos demandes, et administrer et améliorer notre service à la clientèle, notre site Web ainsi que nos autres services;
- Établir, gérer ou résilier votre relation d’emploi (y compris certaines relations d’agence ou contractuelles) avec Arbor ou à titre de candidat pour un emploi chez Arbor;
- Communiquer avec vous relativement à un concours promotionnel auquel vous avez participé auprès d’Arbor;
- Transmettre des avis de décès et des photos à des tierces parties (comme des journaux);
- Créer un homage en ligne comprenant, mais sans s’y limiter, une nécrologie, des photographies et/ou de vidéos où d’autres personnes peuvent exprimer et/ou afficher des photos, des vidés et d’autres éléments de contenu; et
- Donner suite à d’autres motifs qui sont requis ou permis par la loi, ou qui sont identifiés au plus tard au moment où les renseignements sont utilisés à de telles fins.
En règle générale, nous obtiendrons votre consentement exprès pour de tels motifs au plus tard au moment où vos renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués, sauf si cela est permis ou requis par la loi. Arbor transmet seulement vos renseignements avec les tierces parties qui œuvrent en son nom. Ces tierces parties ne sont pas autorisées à partager vos renseignements pour des raisons autres que celles pour lesquelles Arbor les lui a transmis.
Les succursales et les sociétés affiliées d’Arbor peuvent échanger des renseignements personnels s’ils sont en lien avec les motifs mentionnés ci-dessus ou auxquels vous avez consenti. Nous pourrions également transmettre vos renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers, s’ils leur sont nécessaires pour fournir des services en notre nom (p. ex. gestion des données et services d’entreposage). Certains fournisseurs de services pourraient être situés à l’extérieur du Canada; par conséquent, les renseignements personnels pourraient être assujettis aux lois de ces territoires. Pour obtenir de l’information à propos des sociétés affiliées ou d’autres organisations qui pourraient avoir accès à vos renseignements personnels sous le contrôle d’Arbor, veuillez prendre contact avec notre chef de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont présentées ci-dessous.
En vertu des exigences contractuelles et des lois applicables, vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à ce qu’Arbor recueille, utilise ou divulgue vos renseignements personnels à tout moment, en donnant un préavis raisonnable à Arbor en communiquant avec le chef de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont présentées ci-dessous. Arbor pourrait vous informer des répercussions du retrait ou de la modification; p. ex., le retrait de votre consentement pourrait empêcher Arbor de vous fournir ses produits et services. Vous pouvez refuser de recevoir des communications électroniques promotionnelles ou connexes de la part d’Arbor en vous désinscrivant grâce au lien fourni dans ces communications.
Conservation et protection des renseignements personnels
Arbor conserve les renseignements personnels aussi longtemps que cela est nécessaire afin de donner suite aux motifs pour lesquels ils ont été recueillis, selon ce qui est permis ou exigé par la loi (p. ex. affaires internes, gestion ou fins juridiques d’Arbor). Nous avons adopté des mesures de protection organisationnelles, contractuelles, physiques et technologiques conçues pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol et pour en empêcher l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés.
Témoins, renseignements sur le site Web et publicité
Arbor peut utiliser des témoins persistants anonymes afin de recueillir des renseignements à propos de votre historique de navigation sur notre site Web. Nous pourrions utiliser ces renseignements pour personnaliser votre expérience sur notre site Web et diffuser nos publicités à votre intention sur les autres sites Web que vous pourriez visiter par l’entremise du Réseau Display de Google. Un témoin est un petit fichier de données que les sites Web envoient à votre ordinateur. Vous pouvez régler vos paramètres de façon à ce que votre ordinateur rejette les témoins. Cependant, en faisant cela, vous pourriez ne pas être en mesure d’utiliser toutes les fonctionnalités de notre site.
En outre, vous pouvez refuser de recevoir les publicités comportementales en ligne des membres de la Network Advertising Initiative (NAI) en lisant davantage à ce sujet et en suivant les directives fournies http://optout.networkadvertising.org/?c=1#!/. Cette option de refus est valide uniquement pour la combinaison ordinateur/navigateur utilisée pour le refus. Si vous choisissiez de vous retirer du réseau de publicité indépendant de la NAI, vous ne recevrez plus de publicités basées sur votre historique de navigation. Vous pourriez cependant toujours recevoir des publicités générales en ligne.
Nous recueillons à l’occasion certains renseignements concernant la fréquentation et l’utilisation de nos sites Web, ce qui comprend notamment les adresses IP, les noms de domaines Internet, le navigateur Web et le système d’exploitation utilisés pour accéder au site Web, les fichiers consultés, le temps passé dans chaque dossier ainsi que l’heure et la date de chaque visite. Nous utilisons ces renseignements afin d’identifier les visiteurs; nous recueillons des données démographiques générales afin d’améliorer notre site Web, p. ex. nos pages ou nos fonctionnalités qui sont utilisées fréquemment. Nous pourrions transmettre ces renseignements à nos sociétés affiliées ou à d’autres tiers afin de leur fournir une indication sur l’intérêt vis-à-vis de notre site Web à des fins publicitaires; cela nous permet également d’apporter des améliorations techniques.
Accès aux renseignements personnels et modifications de ceux-ci
Vous pouvez demander d’avoir accès à vos renseignements personnels, de les modifier ou de remettre leur exhaustivité en question en prenant contact par écrit avec le chef de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont présentées ci-dessous. Nous répondrons à votre demande et vous fournirons l’accès à tous les renseignements personnels que nous avons recueillis, utilisés ou divulgués, en vertu de ce qui est exigé par la loi. Nous tenterons de répondre à votre demande dans les trente (30) jours. Nous vous aviserons par écrit si nous sommes dans l’impossibilité de répondre à votre demande dans ce délai.
Communiquez avec nous
Il incombe à notre chef de la protection des renseignements personnels de veiller à notre respect du présent énoncé de confidentialité et des lois sur la protection de la vie privée applicables. Les commentaires, questions, préoccupations ou plaintes concernant vos renseignements personnels doivent être acheminés à notre chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante : Chef de la protection des renseignements personnels, Arbor Memorial Services Inc., 2 Jane Street, Toronto (Ontario) M6S 4W8, Tél. : 1 800 465-1270, courriel : [email protected].
Mis à jour en mai 2018
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Privacy Statement
This Privacy Statement describes how Arbor Memorial Inc. and its related companies and affiliates (collectively, “Arbor”, “we”, “us”, “our”), may collect, use and disclose personal information. This Privacy Statement applies to any personal information we collect or receive about you, from any source. Reference to “you” or “your” includes your personal representative.
This Privacy Statement may be updated by Arbor giving reasonable notice of the revised terms (including by mail, e-mail or by posting on this website). This Privacy Statement may be supplemented or modified by consents you provide to Arbor, and by agreements you enter into with Arbor from time to time.
Personal Information
‘Personal information’ means information about an identifiable individual. Examples of personal information that we may collect, use and disclose include your contact information (name, address, phone number, email address), identifying information (e.g. place and date of birth and your social insurance number), your billing information (credit card number or banking information), information about the products and services which you have ordered, your interest in obtaining information about Arbor’s products and services (or the products or services of others), information about your personal representative, caregivers, family or friends, and other information that you may provide to us or that we may collect from other sources in the course of our relationship with you.
Our collection, use and disclosure of personal information
In most cases, we will collect personal information directly from you when you purchase or interact with us about a product or service that we offer or provide (for example, when you email us or contact us through our website or when you enter into certain contests or promotions with us). Occasionally, we may collect personal information from a third party based on your consent or as otherwise permitted by law.
We identify the purposes for which we may collect, use and disclose your personal information at the time that we collect such information or by referring to this Privacy Statement. Such purposes for the collection, use and disclosure of personal information include, but are not limited to:
- Making and administering your funeral and burial arrangements and contracts, and delivering products and services to you, including assisting your personal representative, caregivers, family or friends;
- Informing you about our products and services, and the products and services of our affiliates and partners, except where you have opted out or unsubscribed from receiving such information;
- Arranging or administering an annuity or insurance contract for you (e.g. with Assurant Life of Canada or National Assistance, Inc.);
- Internal business purposes, such as responding to your questions and inquiries, and administering and improving our customer service, website and other services;
- Establishing, managing or terminating your employment relationship (including certain agency or contracting relationships) with Arbor or as an applicant for employment with Arbor;
- Contacting you in respect of any promotional contests you have entered into with Arbor;
- Sharing obituaries and accompanying photograph(s) with third party publishers (such as newspapers);
- Creating an online memorial including but not limited to an obituary, photograph(s) and/or video(s) where others may share condolences, photograph(s) and/or video(s) and other content; and
- Additional purposes which are required or permitted by law, or that are identified at or before the time that the information is used for such additional purposes.
We will typically obtain your express consent for such purposes at or before the time that we collect, use or disclose your personal information, except where permitted or required by law. Arbor only shares your information with third parties working on its behalf. Third parties are not authorized to use your information for any purpose other than that for which it has been shared by Arbor.
Arbor’s facilities, related companies, and affiliates may share personal information with each other in relation to the purposes above or that you have consented to. We may also share your personal information with third party service providers as necessary for them to provide services on our behalf (e.g. data management and storage services). Some service providers may be located outside of Canada where personal information may be subject to the laws of those jurisdictions. To obtain information about Arbor’s affiliates or other organizations which may have access to your personal information under Arbor’s control, please contact our Chief Privacy Officer as indicated below.
Subject to contractual requirements and applicable law, you may withdraw or vary your consent to Arbor’s collection, use or disclosure of your personal information at any time, by giving reasonable notice to Arbor by contacting the Chief Privacy Officer as indicated below. Arbor may advise you of the implications of the withdrawal or variation – for example, the withdrawal of consent may not allow Arbor to provide you with information regarding its products or services. You may opt-out of receiving promotional and related electronic communications from Arbor by using the unsubscribe mechanism included with such communications.
Retention and Safeguarding of Personal Information
Arbor retains personal information for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, as permitted or required by law (e.g. internal business or management or legal purposes of Arbor). We have implemented physical, organizational, contractual and technological safeguards designed to help protect your personal information against loss or theft, and unauthorized access, disclosure, copying, use or modification.
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Our Chief Privacy Officer is accountable for our compliance with this privacy statement and applicable privacy laws. All comments, questions, concerns or complaints regarding your personal information should be forwarded to our Chief Privacy Officer as follows: Chief Privacy Officer, Arbor Memorial Services Inc., 2 Jane Street, Toronto, Ontario M6S 4W8, Tel: 1-800-465-1270, email: [email protected].
Updated May 2018
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